המפתח ליישום נכון של רגולציית הגנת הפרטיות בארגון שלכם
מהו תסקיר השפעה על הפרטיות?
תסקיר השפעה על הפרטיות הוא תהליך שיטתי להערכת וניהול סיכונים הקשורים לעיבוד מידע אישי, כולל סיכונים רגולטוריים, סביבתיים וטכנולוגיים. מטרת התהליך היא להעניק לארגונים יכולת לזהות את המידע שהם מחזיקים, להבין כיצד הוא מעובד ולהבטיח עמידה בדרישות הרגולציה.
באמצעות תסקיר זה, ארגונים יכולים למפות את נכסי המידע, להעריך את רמת האבטחה ולהבטיח שהשימוש במידע עומד בסטנדרטים המשפטיים והטכנולוגיים הנדרשים. תהליך זה חיוני למניעת סיכונים ולהבטחת אמון הלקוחות, השותפים והמשקיעים.
מומלץ כי כל ארגון יקבע לעצמו את הנהלים והמתודולוגיה בקשר לביצוע תסקירי השפעה על הפרטיות, ובכלל זה – מתי ובאיזה מקרים יבוצעו תסקירים כאלו, כיצד ועל ידי מי הם יבוצעו, כיצד יתועדו, תהליכי ניטור ובקרה לביצוע התסקירים ויישום המסקנות שעלו מהם, ועוד.
מדוע תסקיר השפעה על הפרטיות חשוב לכל ארגון?
- מניעת נזקים: הפרות נתונים עלולות להוביל לקנסות כבדים, תביעות ונזק תדמיתי בלתי הפיך.
- שיפור המוניטין: ארגונים המחויבים להגנת הפרטיות מקטינים את רמות והיקפי הסיכונים לקרות אירועי אבטחת מידע פרטי. הם גם זוכים לאמון רב יותר מצד לקוחות, שותפים עסקיים ומשקיעים.
- תרומה לשיפור החזר ערך ההשקעה ((ROI: בנוסף למניעת סיכונים, תסקיר השפעה על פרטיות עשוי לשפר את החזר ההשקעה על ידי ביסוס אמון הלקוחות וחיזוק המותג
- עמידה בדרישות הרגולציה: רגולציית הגנת הפרטיות במקומות שונים בעולם (לרבות בישראל ובאירופה) מחייבת ארגונים רבים לבצע תסקירי השפעה על הפרטיות. אי עמידה בדרישות עלול להוביל להטלת סנקציות.
- שיפור התחרותיות: לקוחות שמתמקדים בהגנת הפרטיות, במיוחד במדינות שבהן רגולציית הפרטיות היא קריטית (כמו מדינות האיחוד האירופי), מצפים מספקים ושותפים להציג תיעוד של סקרי סיכונים לפרטיות לפני ההתקשרות עמם. ארגונים שמבצעים תסקיר השפעה על הפרטיות ומיישמים מתודולוגיה ברורה זוכים להעדפה. גם בשוק הB2C- חברות שמשקיעות בהגנת הפרטיות ומדגישות את הנושא נהנות מיתרון תחרותי ומחיזוק תדמיתן.
מה כולל תסקיר השפעה על הפרטיות?
ניתן לערוך תסקיר השפעה על הפרטיות ביחס למוצרים מסוימים, תהליכים, שירותים, או מערכות מסוימות. את התסקיר יש לערוך בטרם מתחילים לעבד את המידע הפרטי, אך גם אם הדבר לא נעשה בזמן, מכיוון שמדובר בכלי להבנת והפחתת סיכונים, מוטב מאוחר מאשר אף פעם. תסקיר מקיף יכלול את האלמנטים הבאים לפחות:
- זיהוי ומיפוי המידע הפרטי שמעורב בפעילות הנסקרת. איתור ומיפוי סוגי המידע האישי שנאספים, מאוחסנים ומעובדים במסגרת המוצר או התהליך, סוגי נושאי המידע המעורבים, מקורות המידע, מקומות האחסון הפיזי שלהם, ומיפוי הרשאות הגישה אליהם – על מנת שניתן יהיה להבטיח שכל הנתונים מעובדים ומאובטחים כראוי, בדגש על מיפוי מידע רגיש במיוחד כגון נתוני בריאות, פיננסים, או נתונים ביומטריים הדורשים הגנה מוגברת.
- זיהוי ומיפוי הדרישות הרגולטוריות החלות. בהתבסס על מיפוי המידע הפרטי המעורב בפעילות הנבדקת, יש לזהות ולמפות את החוקים החלים (למשל, בשל מקום הימצאם של נושאי מידע או בשל מקום ביצוע העיבוד של המידע פרטי), ואת הדרישות הרלוונטיות ביחס לאופן עיבוד המידע ולסוג המידע
- פרטים אודות אופן ומטרות עיבוד המידע. ניתוח ופירוט האופנים השונים בהם נעשה שימוש במידע הפרטי, לאילו מטרות מתבצע כל שימוש, למי עוד המידע מועבר ולמה.
- מיפוי וזיהוי הסיכונים לאבטחת המידע. זיהוי הסיכונים הפיזיים והטכנולוגיים לאור המיפויים שבוצעו. סיכונים יכולים לכלול למשל דליפות מידע, גישה בלתי מורשית, אובדן מידע, שימוש לרעה במידע ועוד.
- הערכת ההשפעה על הפרטיות: בהתבסס על המיפויים שבוצעו, יש לבחון את ההשפעה הפוטנציאלית של המוצר, השירות או התהליך הנסקרים על פרטיותם של נושאי המידע. כמו כן, יש להעריך האם הפעילות עומדת בדרישות הרגולציה הרלוונטית. ההערכה צריכה להתחשב בגורמים מרכזיים כמו כמות המידע המעובד, רגישותו, רמת ההרשאות לגישה אליו והיקף הציבור שצפוי להיחשף למידע זה.
- הערכת הסיכונים: לאחר זיהוי הסיכונים, יש להעריך את הסבירות לכך שאכן יתממש כל סיכון שתואר, וכן, בהינתן שיתממש – מה הוא היקף הנזק הצפוי ואת ההשפעה הפוטנציאלית של כל סיכון. שקלול הסבירות בהיקף הנזק הצפוי מהווה את תוחלת הנזק, ומסייע בקביעת סדרי עדיפויות בטיפול בסיכונים שתוחלתם הגבוהה ביותר.
- בחירת אמצעים להפחתת סיכונים והבטחת עמידה בדרישות: בהתבסס על הערכת ההשפעה על הפרטיות וניתוח הסיכונים, יש לבחור את אמצעי ההגנה המתאימים ביותר כדי לצמצם את הסיכונים למינימום האפשרי ולעמוד בדרישות הרגולציה. בין האמצעים הנפוצים ניתן למנות: הצפנת נתונים, ביצוע גיבויים תקופתיים, חיזוק דרישות האימות לגישה, יישום בקרות גישה מתקדמות, קיום הדרכות לעובדים, והתאמות באפיון המוצר או בחוויית המשתמש בהתאם לצורך.
- תיעוד התסקיר: יש לתעד את כל שלבי התסקיר, כולל הממצאים, ההחלטות, ואמצעי ההגנה שנבחרו. התיעוד ישמש כמסמך ייחוס שיסייע במעקב אחר יישום אמצעי ההגנה ולשפר את התהליך בעתיד, ומהווה בפני עצמו כלי חשוב להוכחת עמידת הארגון בדרישות הרגולציה במקרה של ביקורת מצד הרגולטור.
- מעקב ובדיקה: יש לבצע מעקב שוטף אחר יעילות אמצעי ההגנה ולבצע התאמות לפי הצורך. כמו כן, מומלץ לערוך תסקיר מחדש באופן תקופתי, או כאשר חלים שינויים משמעותיים בפעילויות עיבוד המידע.
זכרו כי תסקיר השפעה על הפרטיות הוא תהליך דינמי, שיש להתאימו לאופי הארגון ולאופי הפעילות הנסקרת, בהתאם לקריטריונים שפורטו לעיל. כדי לבצע תסקיר מוצלח ואפקטיבי, נדרש שיתוף פעולה מלא בין כל הגורמים הרלוונטיים בארגון, כולל אנשי מערכות המידע, אנשי אבטחת המידע, אנשי המוצר, משפטנים, מפתחים, ועוד- בהתאם לתנאים ולנסיבות הספציפיים.
דוגמאות
רשויות שונות פרסמו מתווים מפורטים המסייעים לארגונים לבצע תסקיר השפעה על הפרטיות. ניתן להסתייע במתווים אלה בעת עריכת תסקיר באופן עצמאי.
- הרשות להגנת הפרטיות בישראל:
https://www.gov.il/BlobFolder/rfp/dpia_guide_draft/he/privacy_survay_new.pdf
- המועצה האירופית להגנת המידע EDPB [
- הרשות להגנת הפרטיות בUK:
לסיכום, תסקיר השפעה על הפרטיות אינו רק חובה רגולטורית, אלא כלי אסטרטגי לניהול סיכונים והגברת אמון הלקוחות וגם הזדמנות ליעל את תהליכי העבודה בארגון. תהליך שיטתי ומעמיק מייעל את השימוש במידע האישי, מצמצם סיכונים ומחזק את התחרותיות בשוק. בהשקעה זו טמון ערך עסקי משמעותי לצד עמידה בדרישות החוק.
המידע המוצג במאמר זה נועד למטרות אינפורמטיביות בלבד ואין לראות בו ייעוץ משפטי. כל מקרה לגופו, ויש להתייעץ עם עורך דין לפני קבלת כל החלטה משפטית.
